¿Cómo ser productivo en la era de las redes sociales? He aquí las claves para lograrlo, por que aunque las redes sociales son divertidas, vivir tu vida es esencial.

1. Pon un límite de tiempo. No es algo que venga contemplado en lo cursos de productividad, pero puede incluir a las redes sociales como parte de tu jornada… siempre que limites el tiempo que les destinas: no más de 30 minutos en el tiempo de trabajo.

2. Apaga ordenador y teléfono cuando no los uses. Un consejo sencillo, pero vital: apaga tus gadgets cuando no los uses. Evita las interrupciones y la tentación de sufrirlas.

3. No ingreses a las redes sociales cuando llegues a casa. Parece una buena idea que, apenas y llegues a tu casa, te internes por horas en lo que tus amigos y contactos han venido haciendo en las redes sociales, pero… Lo que tu cerebro quiere al llegar a casa es descansar, no una segunda ronda de trabajo.  Haz algo relajante y lejos del ordenador, y entonces sí que ingresa a las redes que desees.

Recuerda: el personaje que eres en las redes sociales es importante, pero también el jugo que le sacas a la vida real.

Para estos casos, llega la microproductividad: la tendencia de producir pequeños logros para aligerarnos la presión de producir las grandes tareas.

La microproductividad nos propone que creemos espacios de distracción de nuestros grandes deberes en los que cumplamos con pequeñas tareas que resulten en satisfacción, en lugar de desconectar jugando a los Angry Birds o compartiendo un enlace por Twitter. En lugar de distraernos procrastinando, la micropoductividad nos propone hacer algo pequeño que nos proporcione la sensación de avanzar.

Con los cursos de administración, aprenderás más claves sobre la productividad, y cómo impulsarla.

La microproductividad parte de una sencilla máxima: “Es mejor hacer algo pequeño que no lograr nada”.

Al emplear la microproductividad para crear pausas de relajación en tu jornada, vas a descubrir que podrás manejar mejor la ansiedad que te abruma ante la necesidad de cumplir con los grandes deberes, pues en el fondo estarás haciendo todo lo que puedes con tu tiempo.

¿Cuándo establecer esos momentos de microproductividad? En los tiempos muertos, esas necesarias pausas entre una etapa y otra de tu trabajo, o esos inevitables periodos de espera (esperar un informe de otro departamento o hasta cuando la comida se calienta en el microondas).

¿De qué tareas hablamos? En los periodos de microproductividad, haz las tareas pequeñas que se resuelven al instantes: desde hacer una llamada y enviar un mensaje hasta ordenar tu escritorio, tirar la basura, cerrar un cálculo, escribir una nota… Todo lo que se salga de tus tareas habituales, pero que ayude a consolidarlas. Y todo lo que puedas hacer en un plazo máximo de 30 segundos.

El método del Salami

Objetivo: disminuir la dilación en el cumplimiento de tus tareas al permitirte sentir que estás haciendo logros.

Este método se basa en la forma en que se come el salami: una rebanada a la vez. En él, se hace una etapa de cada proyecto a la vez.

Para entenderlo, piensa en la forma que tus profesores te recomiendan escribir un informe:

Primero, averigua sobre qué debes escribir

Segundo, recolecta la información para hacerlo

Tercero, organiza la información recolectada

Cuarto, siéntate a escribir

La mayoría de las personas que procrastinan lo hacen por que no saben en dónde comenzar  trabajar ni qué deben hacer. La organización es un paso elemental para lograr el cumplimiento de las tareas.

El segundo problema al que se enfrentan es a la noción de que tienen una enorme carga de trabajo por hacer. Por ello, te sugerimos que vayas de rebanada en rebanada.

De etapa en etapa, concédete un descanso. Procura que cada una de las etapas planificadas suponga la misma carga de trabajo y dure lo mismo, para dar un ritmo a tu jornada.

¿Cómo planear tu semana? Escribe todas las tareas que tienes pendientes para la semana. Haz una lista de todas ellas: desde la revisión de tu correo electrónico hasta las juntas.

1. Asigna tiempos. Estima el tiempo que te tomara hacer cada tarea, de manera estimada, desde los minutos para revisar el correo hasta las horas que crees que va a tomarte una tarea más compleja. Anota ese tiempo en la tarea que corresponda.

2. Crea listas para cada día de la semana.

3. Específica. Las tareas que deben ser realizadas en días específicos, en una hora determinada, y anótalos en la lista del día que corresponda.  Por ejemplo: la junta de lunes o la visita al cliente a las cinco de la tarde del viernes.

4. Agrupa. Coloca en un mismo día la tareas que no deben hacerse en un momento específico, y que sean similares. De ese modo crearás continuidad y te facilitarás el trabajo. Por ejemplo: lunes de edición de vídeo, martes de juntas, miércoles de visitas… Usa tus tiempos estimados de realización para equilibrar tus jornadas.

5. Equilibra. Nadie mejor que tú conoce tus biorritmos. Deja last areas más pesadas para los días en que tienes más energía.

Ahora sabes que lo debes hacer cada minuto del día, y los deberes que debes cumplir. Y eres dueño de tu tiempo.

Y ese consejo es sencillo: cronometra.

Date diez minutos para hacer esa tarea. Nada más, nada menos. Usa un cronometro (un reloj, un software, un despertador, el móvil). Pon su alarma a los diez minutos. Entonces ponte a trabajar en ese deber engorroso. Cuando suene la alarma, detente y descansa. Camina, lee, escucha música. Pasado un lapso, vuelve a trabajar otros diez minutos, con alarma.

Con la suma de los periodos de diez minutos, no sólo vas a crear una rutina de trabajo; también vas a querer seguir trabajando después de que pasen los diez minutos.

Entonces lo que tienes que hacer es aumentar los lapsos de tiempo para trabajar: 30 minutos, una hora…

Este método de trabajo fue desarrollado por Francesco Cirillo, y se llama Técnica Pomodoro. En ella, cada lapso de trabajo se llama pomodoro. El pomodoro ideal según Cirillo es de 25 minutos seguido de cinco minutos de descanso. Cada cuatro pomodoros, se toma un descanso más largo, entre 15 y 20 minutos.

1. Haz una lista tareas. Si te sientes abrumado, siéntate y haz una lista de deberes pendientes. Ordénalos según importancia y urgencia. Mira si puedes aplazarlos por unos días, hasta que te animes en tanto. La lista también te demostrará que has hecho mucho y que lo que hay que hacer no es para tanto.

2. Toma un descanso de verdad. Cuando el trabajo te abruma, es hora de dejarlo, y mantenerse lejos de él y frente al televisor o el ordenador. Puede que te sientas culpable por ser improductivo, pero lucha contra esa necesidad de no ocuparte de ti mismo para ir a trabajar. Haz algo por y para ti: un largo baño, un paseo, una siesta.. Ese espacio en blanco te ayudará a sentir la motivación de nuevo.

Continúa | Cómo ser productivo cuándo estás deprimido (II)

Fuente | Pick The Brain

Imagen | CNN Expansión

La solución es relativamente sencilla: toma un respiro de la productividad.

1. Examina tu definición de productividad. Leer acompañado de un café durante dos horas es más productivo que estar ante la pantalla de tu ordenador durante dos horas. Cuidar de los niños es lo más productivo que puedes hacer. La productividad no se mide por ingreso inmediatos ni en metálico.

2. Planea tiempo fuera. Si de verdad estás organizado, podrás tomarte una tarde, un fin de semana, una semana…

3. Encuentra actividades de ocio. La mayor parte de las veces trabajamos hasta desfallecer por que no tenemos otra cosa que hacer.

4. Desconecta. A veces ni un mar de por medio bastan para dejar atrás los deberes del trabajo. Esfuérzate en ello. Todas las herramientas necesitas reposo. Y tu mente por encima de todas ellas.

Fuente | Pick The Brain

Imagen | Desarrolla tu potencial

¿Cómo saber si estás siendo “demasiado” productivo?

1. Tu relación sufre. Si quitas tiempo a las improductiva relaciones humanas para dedicarlo a tu trabajo, hasta el punto del aislamiento. ¿Qué es más importante a la larga?

2. Tu salud padece. Desde luego, se ahorra mucho tiempo comiendo en el escritorio, pero… ¿Qué hay de invertir tiempo en tu salud y tu cuerpo? Si no separas tiempo para caminatas, ejercicio y procurarte una dieta saludable, habrá problemas.

3. Tu estrés sube. Te sientes impelido a producir más, y más, y más… Siempre.

4. Pierdes la perspectiva. En lugar de ser efectivo, el sobreesfuerzo (con su cuota de cansancio) te deja sólo ser eficiente.

5. Te sientes miserable. Aunque el trabajo es el centro de tu vida.

Continúa | Cómo dejar el lado oscuro de la sobre productividad

Fuente | Pick The Brain

Imagen | Éxito de 360 grados

6. Organiza tus mensajes. En la vida real, cartas, memos y telegramas se pueden acumalar sin orden sobre tu escritorio, y hallar uno en concreto es una odisea que puede llevarte años. Con el correo electrónico eso no tiene razón de ser: en una carpeta puede acumular cientos y años de mensajes, y si cada vez que recibes un mensaje, te tomas el tiempo de etiquetarlo (Trabajo, Casa, Persona, Ventas… por poner algunos ejemplos), recuperarlo será muy sencillo.

7. Crea una dirección a prueba del tiempo. Cualquiera que haya cambiado de dirección primaria de correo electrónico sabe el incordio que es transferir mensajes, agenda, libreta de direcciones… de un servidor a otro. Para evitar ese trabajo, desde el principio, crea una dirección que pase la prueba del tiempo.

Esto es:

Elige un servidor consolidado, que se mantenga (¿gmail))

Usa tu nombre como indentificador por defecto (nada de apodos y nicks de lo que la madurez te haga arrepentirte)

Si tu nombre ya está tomado, evita usar las sugerencias del cliente de correo, especialmente si incluyen el año

Imagen | Gotsho

Desde luego, el correo electrónico es una de las herramientas escenciales para el trabajo en el mercado actual, pero también es una de las formas más efectivas de procrastinar y perder el tiempo. He aquí algunos consejos para que tu correo electrónico no mine tu productividad.

1. Vacía el Inbox

No dejes que los mensajes se acumilen en la bandeja de entrada. Crea carpetas, usa etiquetas, y guarda y clasifica aquellos mensajes que sea necesario conservar.

2. Contesta en el menor tiempo posible

Responder con prontitud y de forma relevante a los mensajes importantes en el momento en que llegan es, sin duda, una de las habilidades más valoradas en el mundo profesional. Para ello, usa filtros que destaquen la llegada de mensajes importantes, y deja para el final del día aquellos que pueden esperar.

3. Se claro

Trabaja en tus habilidades para la redacción y usa HTLM para incluir todos los elementos (enlaces, imágenes, gráficos, destacados, citas…) que sean necesarios para que baste una respuesta y sólo una para zanjar un tema.

4. Destaca mensajes

Usa etiquetas, filtros o servicios como el Priority Inbox de gmail para destacar los mensajes que van dirigidos en exclusiva a ti.

5. Usa direcciones de correo desechables

Si quieres evitar que tu correo corporativo se llene de notificaciones y spam, usa para los sitios que visitas y que requieren de una dirección de correo, direcciones de mail temporales, como Mailinator.

Continúa | Cómo evitar que tu email te quite productividad (II)

Imagen | Absent Design