Ten cuentas separadas. La mejor manera de administrar adecuadamente tus mensajes laborales y profesionales es tener una cuenta exclusiva para ellos… Y sobria Nadie se tomará en serio un mensaje proveniente de caballerojedi65@…

Empieza por un saludo. La mejor manera de escribir correos es hacerlo como se hacen las cartas: con su saludo antes de pasar a cualquier tema. Las fodmas aceptadas: “Hola”, “Querido…”, “Estimado…”, “Buenos días…”. Entre más desconocido el destinatario, más formal el saludo.

Ve directo a punto. Si el destino de tu correo es la cuenta de un amigo, o si es la cuenta de un desconocido, en ambos casos impera que respetes su tiempo. De manera que lo mejor es ir directo al grano. Lo que significa que apenas después del saludo, tu correo debe verse más o menos así:

“He estado revisando los pedidos, y tengo algunas preguntas. ¿Puedes tomarte un momento para responderlas”.

Entre más pronto y claramente entres en materia, mejores y más expeditas respuestas tendrás. Si dejas para muy abajo en tu mensaje el tema de relevancia, tal vez tu destinatario ni siquiera lo lea.

Se breve. Frases y párrafos cortos. Eso sí: hay que hacerlos fácil de leer, pero sin que falte información para su respuesta. Entre más compleja sea la situación a tratar, mejor incluye un adjunto con la información que debas compartir (cronogramas, calendarios, imágenes…). Si hay más de una pregunta o punto a tratar, también puedes enumerarlos, para que el lector no se salte ninguno.

Firma de forma útil. No te limites a rubricar con tu nombre. Aporta información para que sea fácil responderte por más de una vía: incluye tu móvil, fijo, y cuentas profesionales de Twitter y Facebook.

6. Organiza tus mensajes. En la vida real, cartas, memos y telegramas se pueden acumalar sin orden sobre tu escritorio, y hallar uno en concreto es una odisea que puede llevarte años. Con el correo electrónico eso no tiene razón de ser: en una carpeta puede acumular cientos y años de mensajes, y si cada vez que recibes un mensaje, te tomas el tiempo de etiquetarlo (Trabajo, Casa, Persona, Ventas… por poner algunos ejemplos), recuperarlo será muy sencillo.

7. Crea una dirección a prueba del tiempo. Cualquiera que haya cambiado de dirección primaria de correo electrónico sabe el incordio que es transferir mensajes, agenda, libreta de direcciones… de un servidor a otro. Para evitar ese trabajo, desde el principio, crea una dirección que pase la prueba del tiempo.

Esto es:

Elige un servidor consolidado, que se mantenga (¿gmail))

Usa tu nombre como indentificador por defecto (nada de apodos y nicks de lo que la madurez te haga arrepentirte)

Si tu nombre ya está tomado, evita usar las sugerencias del cliente de correo, especialmente si incluyen el año

Imagen | Gotsho

Desde luego, el correo electrónico es una de las herramientas escenciales para el trabajo en el mercado actual, pero también es una de las formas más efectivas de procrastinar y perder el tiempo. He aquí algunos consejos para que tu correo electrónico no mine tu productividad.

1. Vacía el Inbox

No dejes que los mensajes se acumilen en la bandeja de entrada. Crea carpetas, usa etiquetas, y guarda y clasifica aquellos mensajes que sea necesario conservar.

2. Contesta en el menor tiempo posible

Responder con prontitud y de forma relevante a los mensajes importantes en el momento en que llegan es, sin duda, una de las habilidades más valoradas en el mundo profesional. Para ello, usa filtros que destaquen la llegada de mensajes importantes, y deja para el final del día aquellos que pueden esperar.

3. Se claro

Trabaja en tus habilidades para la redacción y usa HTLM para incluir todos los elementos (enlaces, imágenes, gráficos, destacados, citas…) que sean necesarios para que baste una respuesta y sólo una para zanjar un tema.

4. Destaca mensajes

Usa etiquetas, filtros o servicios como el Priority Inbox de gmail para destacar los mensajes que van dirigidos en exclusiva a ti.

5. Usa direcciones de correo desechables

Si quieres evitar que tu correo corporativo se llene de notificaciones y spam, usa para los sitios que visitas y que requieren de una dirección de correo, direcciones de mail temporales, como Mailinator.

Continúa | Cómo evitar que tu email te quite productividad (II)

Imagen | Absent Design

2010 ha significado un descenso en el spam que llega a las cuentas de correo, pero el que llega es más peligroso. Más de u 6% de los mensajes que se reciben entran dentro de la definición de spam pero ya no proceden en su mayoría de pequeñas y medianas empresas en busca de atención, sino de estafadores que venden productos o servicios falsificados. Este tipo de mensajes aumentó en casi un 3% el años pasado.

El spam malicioso también se ha vuelto más dirigido: los destinarios ahora son en su mayoría residentes de países desarrollados

La práctica más sostenida del spam es el phishing, con marcado énfasis sobre Paypal y Ebay, y el envío de bots.

Revisar tu email puede ser una severa distracción de las tareas más importantes, además de que te pone a disposición de satisfacer las necesidades de otros, relegando las tuyas. Todo el mundo tiene algo que pedirnos por la mañana, y esa importancia suele ser inversamente proporcional a las prioridades que deberíamos mantener.

LifeHacker sugiere que, todas las mañanas, antes de revisar el correo, hay que empezar a trabajar entre 30 y 45 minutos. Entonces, puedes revisar tus mensajes y actuar según los dictados de tus releaciones.

Si las tareas que debes realizar en el día son más pesadas, es recomendable que no revises tu correo sino hasta después de la comida.

En la medida que ignores lo que ocurre afuera, te puedes concentrar en tu trabajo: sin rebajas de un solo día por aprovechar, sin urgencias domésticas, sin ese vídeo gracioso que tu amigo te acaga

Fuente | LifeHacker

Imagen | Silicon Valley Watcher

El marketing juega un papel vital en la gestión empresarial… Y como bien sabemos, hay ciertas estrategias que debemos ajustar para seguir en el juego este nuevo año, incluyendo al marketing.

Según algunos analistas en el tema, en este año que empieza lo importante es construir relaciones, relaciones que les permita a los clientes o posibles clientes sentirse seguros en su compra, actualmente no es tiempo de arriesgarse a “lo loco”.. Por lo que si empiezas un negocio en esta época puede que debas utilizar mejores técnicas de venta, ya que el mercado en general optará por marcas o empresas previamente conocidas.

Pero, vamos, que esto no es para desanimarte. Al contrario, es mejor tener en mente a lo que te enfrentarás para estudiar las estrategias que te permitan cerrar la venta sin ningún problema.

Una de estas estrategias es escribir cartas personalizadas, ya sea que las envies por correo tradicional o electrónicamente, lo importante es que éstas cumplan su objetivo: construir y mejorar tus relaciones con clientes o posibles clientes. Según Kim T. Gordon, asesora especializada en marketing para Entrepreneur.com, debes fijar una meta u objetivo por el que escribirás la carta: no se trata de enviar sin medida cartas que probablemente terminen en la basura (literal o electrónica).

Haz que este objetivo sea medible e incluye al inicio el “gancho” que hará que el lector termine de leer la carta, probablemente este “gancho” sea precisamente el resaltar lo antes posible en la carta los beneficios y servicios que el recibirá de tu empresa. Recuerda, piensa en su lugar: ¿qué recibiría yo como cliente de X empresa?

Finalmente, es importante que incluyas en la carta la información necesaria para que el cliente sepa cómo responder a la misma: número telefónico, sitio web, e-mail, etc.

Fuente: Entrepreneur  |   Imagen: Flickr

 El Internet es una de las herramientas esenciales para todo emprendedor, no solo te abre un mundo te posibilidades sino que te acerca a tu cliente de una forma muy especial.

Es así que el E-mail Marketing es utilizado cada vez más, ya que brinda la oportunidad de mantener informado a tu cliente de las innovaciones, actividades y / o promociones que puedan ser de su interés, así como te ayuda a ahorrar mucho comparado con la mensajería tradicional. Además, es ecológicamente compatible enviar información a través del Internet y no utilizando papel…

Claro, hay algunas normas a respetar, como las políticas anti-Spam que existen, así que asegúrate de conocer la legislación que aplique en la región en que te encuentras.

Entre lo importante que debes recordar es que el diseño y alguna frase atractiva hará que el receptor del mensaje se interese y le preste más atención, al contrario de algún mensaje con demasiado texto y poco diseño e imagenes.

Esta ha sido una de las estrategias ganadoras de muchos emprendedores, como Josh Molinari y Anthony Green con sus restaurantes The Fajita Grill, y aunque al inicio su base de datos no rebasaba los 500 contactos pronto alcanzó los 3,250, y claro, sus visitas al restaurante se multiplicaron.

Pero si lo cibernético no es lo tuyo, no te preocupes, hay muchas agencias que se especializan en proveer este tipo de servicio a las empresas.

Fuente: Entrepreneur  |   Imagen:  Flickr